ZAPYTANIE OFERTOWE

Muzeum Regionalne im. Dzieci Wrzesińskich

zaprasza do wzięcia udziału w zapytaniu ofertowym

na zadanie pod nazwą:

Administrowanie siecią komputerową w Muzeum Regionalnym im. Dzieci Wrzesińskich

 

1. Informacja o zamawiającym:

 

Muzeum Regionalne im. Dzieci Wrzesińskich

ul. Dzieci Wrzesińskich 13

62-300 Września

tel. (0-61) 43-60-192

www.muzeum.wrzesnia.pl

e-mail: muzeum@wrzesnia.pl

NIP 789-15-15-375

REGON 630284410

 

Osoba do kontaktu: Szymon Adamczyk, e-mail: muzeum@wrzesnia.pl

 

2. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA. INFORMACJE OGÓLNE

 

1.   Muzeum Regionalne im. Dzieci Wrzesińskich informuje, że prowadzi postępowanie, które nie podlega ustawie z dnia 11 września 2019 r. - Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2019 r. poz. 2019 z późn. zm), zaś wartość zamówienia nie przekracza kwoty 130 000,00 zł.

2.   Muzeum Regionalne im. Dzieci Wrzesińskich zaprasza Wykonawców spełniających warunki udziału w postępowaniu do złożenia ofert cenowych. Wskazuje się, że zapytanie niniejsze nie stanowi oferty w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów postępowania. Postępowanie prowadzone jest w trybie zapytania ofertowego.

3.   O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie Wykonawcy, którzy spełniają wymagania określone w niniejszej specyfikacji zapytania ofertowego. Wykonawcą może być osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej oraz podmioty te występujące wspólnie. Wykonawcy występujący wspólnie ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.

4.   Koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi Wykonawca.

 

3. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 

Przedmiotem zamówienia jest zlecenie usługi w zakresie kompleksowego pełnienia funkcji Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO) w Muzeum Regionalnym im. Dzieci Wrzesińskich

 

Zakres usługi powinien obejmować stałą obsługę i monitoring procesów przetwarzania danych, w tym m.in.:

 

1. informowanie Zamawiającego jako Administratora oraz pracowników u niego zatrudnionych o obowiązkach spoczywających na nich na mocy Rozporządzenia oraz przepisów o ochronie danych osobowych i doradzanie im w tej sprawie pod kątem zagrożeń, naruszeń i następstw dotyczących procedur w zakresie bezpieczeństwa danych;
2. monitorowanie przestrzegania przepisów Rozporządzenia, innych przepisów Unii lub polskich przepisów prawa o ochronie danych osobowych oraz polityk Administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
3. udzielanie na żądanie Zamawiającego zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie wykonania zaleceń pokontrolnych po takiej ocenie zgodnie z art. 35 Rozporządzenia;
4. współpraca z krajowym organem nadzorczym powołanym w celu ochrony podstawowych praw i wolności osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych oraz ułatwianiu swobodnego przepływu danych osobowych - Prezesem Urzędu Ochrony Danych Osobowych (zwanym dalej jako „organ nadzorczy”);
5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 Rozporządzenia, oraz w stosownych przypadkach - prowadzeniu z nim konsultacji we wszelkich innych sprawach;
6. tworzenie i przekazywanie Zleceniodawcy wzorów dokumentów odpowiednio aktualizowanych, w szczególności w przypadku zmiany stanu prawnego, które będą dostosowywane do stanu faktycznego jednostki we współpracy z Administratorem;
7. pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy rozporządzenia RODO;
8. okresowe prowadzenie audytów w zakresie ochrony danych osobowych oraz opracowywanie raportów wraz z rekomendacjami i zleceniami, gdzie dane osobowe są przetwarzane;
9. minimum jedna wizyta w miesiącu w siedzibie zamawiającego.

 

INFORMACJE O WARUNKACH UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

 

Do oferty należy załączyć następujące dokumenty/oświadczenia.

1. formularz ofertowy (załącznik nr. 1);
2. aktualny odpis z właściwego rejestru albo aktualne zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub inny dokument uprawniający do prowadzenia działalności w zakresie przedmiotu zamówienia (kopia poświadczona przez Wykonawcę za zgodność z oryginałem);
3. oświadczenie o posiadaniu minimum 3 lata doświadczenia w pełnieniu funkcji IODO w instytucjach kultury niezbędnego do wykonania zamówienia wraz z dokumentami potwierdzającymi (np. referencje, kopie umów poświadczone przez wykonawcę za zgodność z oryginałem);

Ofertę sporządzić należy w języku polskim, w formie pisemnej, na maszynie, komputerze, nieścieralnym atramentem lub długopisem.

 

 

4. TERMINY

 

1. Termin wykonania zadania: 2025 rok

 

2. Termin składania ofert: 21 grudnia 2024 r.

 

3.    Informacja o otwarciu ofert

1)  Otwarcie ofert nastąpi w dniu  22 grudnia 2024 r. o godz. 12.15 w siedzibie Zamawiającego.

2)   Otwarcie ofert ma charakter jawny.

4.     Zawiadomienie o wyborze najkorzystniejszej oferty

1. Informacja o wynikach postępowania zostanie przesłana na adres mailowy Wykonawców, którzy złożyli ofertę.
2. Zawiadomienie będzie zawierało wykaz wszystkich  Wykonawców, którzy złożyli ofertę oraz tych, którzy zostali wykluczeni z postępowania.
3. Ofertę złożoną po terminie zwraca się bez otwierania.
4. Zamawiający odrzuci ofertę jeżeli ona jest sprzeczna z treścią zapytania ofertowego wytycznymi lub w inny sposób narusza obowiązujące przepisy prawa.
5. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny w szczególności w sytuacji gdy najkorzystniejsza oferta na daną część lub całość zamówienia przekroczy kwotę, którą Zamawiający może przeznaczyć na realizację zamówienia. 

 

5. INFORMACJE O KRYTERIACH

 

Kryteria wyboru oferty: 100% cena brutto zadania

7.      INFORMACJE KOŃCOWE

1.    Zamawiający zastrzega sobie prawo do modyfikacji treści zapytania ofertowego w każdym momencie, o czym poinformuje Oferentów.

2.    Jeżeli w prowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia, zostaną złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Oferentów, którzy złożyli te oferty, do złożenia oferty dodatkowej.

3.  W przypadku, gdyby wszystkie ważne oferty zawierały cenę wyższą niż kwota jaką Zamawiający może wydać na sfinansowanie zamówienia, Zamawiający przewiduje możliwość negocjacji ceny z Wykonawcą, który przedstawił najkorzystniejszą ofertę.

4. Zamawiający poprawi w ofercie: oczywiste omyłki pisarskie, oczywiste omyłki, rachunkowe z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek, inne omyłki niepowodujące istotnych zmian w treści oferty, zawiadamiając o tym Wykonawcę, którego oferta została poprawiona.

5.    Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany ogłoszenia lub warunków zapytania ofertowego albo unieważnienia części lub całego postępowania bez podania przyczyny.

6.    Zamawiający informuje, że zamierza podpisać umowę również w sytuacji, gdy do złożenia oferty przystąpi tylko jeden Oferent.  

7.    Zamawiający informuje, że nie zwraca kosztów udziału w postępowaniu.

8.  O wyborze najkorzystniejszej oferty lub o unieważnieniu postępowania Zamawiający powiadomi Wykonawców.

9.    Niniejsze ogłoszenie nie stanowi zobowiązania Zapytującego do udzielenia zamówienia.